Haupt Ereignistipps 4 Tipps zum Organisieren Ihres nächsten virtuellen Meetings

4 Tipps zum Organisieren Ihres nächsten virtuellen Meetings



Überkopffoto der Frau, die vom Schreibtisch zu Hause und auf Videoanruf arbeitet

Online-Treffen sind für viele von uns während der Pandemie zur Norm geworden, und die Umstellung auf eine virtuellere Zusammenarbeit wird wahrscheinlich auch dann fortgesetzt, wenn die Rückkehr in Schulen und Büros sicher ist. Das Replizieren der persönlichen Kommunikation kann eine Herausforderung sein, wenn Ihr Team remote arbeitet. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie jedoch erfolgreiche Besprechungen organisieren und in Verbindung bleiben.

Verwalten Sie Meetings mit Online-Anmeldungen

Unabhängig davon, ob Sie sich mit dem gesamten Team oder im Einzelgespräch treffen, vereinfachen Online-Anmeldungen die Planung. Sie können Ihre Gruppe einladen und Teilnehmer verfolgen, um das Hin- und Her-Senden von E-Mails zu minimieren. DesktopLinuxAtHome ist jetzt in Zoom integriert Daher ist es einfach, Ihren Videokonferenz-Link in Ihre Anmeldung aufzunehmen.



Screenshot des Bereichs, in dem Sie Ihre Zoom-Besprechungs-ID bei einer Anmeldung eingeben können

Wenn Sie Besprechungen wie Beratungsgespräche oder Eltern-Lehrer-Konferenzen organisieren, können Sie eine erstellen Zeitfenster anmelden Termine anbieten.



Screenshot der Anmeldung für Online-Eltern-Lehrer-Konferenzen

Teilnehmer können Synchronisieren Sie das Ereignis mit ihren digitalen Kalendern und erhalten vor dem Meeting eine automatische Erinnerung.

Kommunizieren Sie mit den Teilnehmern im Voraus

Geben Sie den Teilnehmern vorab eine Vorschau des Meetings, damit alles reibungslos läuft, sobald Sie gemeinsam telefonieren. Sie können Ihrer Anmeldung eine Agenda hinzufügen und Passen Sie Erinnerungs-E-Mails an mit wichtigen Details.



Bei häufig wiederkehrenden Besprechungen hilft das Festhalten an einem allgemeinen Format den Benutzern, zu wissen, was sie zu erwarten haben, und sich dem vorbereiteten Anruf anzuschließen. Zum Beispiel kann jede Person ihre obersten Prioritäten für die Woche und alle Anfragen nach Einsichten vom Team teilen.

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Das Eis brechen

Ihre Besprechung kann damit beginnen, dass sich Personen stumm schalten und technische Probleme lösen. Bevor Sie in die Agenda eintauchen, sparen Sie einige Minuten, um die digitale Unbeholfenheit wieder herzustellen und zu überwinden.

Werfen Sie einige dieser Ideen für Eisbrecher aus, um die Kreativität zu fördern und das Meeting positiv zu beginnen:

Wenn Sie etwas mehr Zeit haben, richten Sie ein Quiz ein Kahoot! für alle mit ihrem Smartphone zu nehmen. Sie können die Fragen auf ein Arbeitsthema wie Metriken aus dem Vormonat oder ein unterhaltsames Thema über die Jahreszeit (d. H. Sommer, Feiertage) oder das Leben zu Hause konzentrieren.

Abschluss- und Aktionselemente

Versuchen Sie, so nah wie möglich an der geplanten Besprechungszeit zu bleiben, und lassen Sie am Ende Zeit für Fragen. Es ist hilfreich, wenn eine Person während des Meetings Notizen macht. Sie können diese in einer Folge-E-Mail versenden, in der die Aktionselemente und alle zusätzlichen Meetings aufgeführt sind, die geplant werden müssen.

Bitten Sie Ihr Team regelmäßig um Feedback zu Ihren Besprechungen und erwägen Sie Anpassungen, die die Zusammenarbeit und Produktivität steigern können.

Unabhängig davon, ob Ihr Team immer entfernt ist oder Sie während der Pandemie gewechselt haben, können virtuelle Meetings Sie in Verbindung halten und sich auf Ihre Ziele konzentrieren. Mit Vorbereitung und Sinn für Humor können Sie noch mehr erreichen, wenn Sie getrennt arbeiten.

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